Mikro Yazılım ile Cari Hesap ve Tahsilat Takibi: Alacaklarınızı Kontrol Altına Alın

Birçok işletme kâr eder ama nakit sıkıntısı yaşar. Bunun en yaygın nedeni, satışların zamanında tahsil edilememesidir. Vadesi geçmiş alacaklar, takip edilmeyen çekler ve kimin ne kadar borçlu olduğunu bilmemek, işletmenin büyümesini frenler. Mikro Yazılım'ın cari hesap yönetimi, müşteri ve tedarikçi ilişkilerinizi tek bir yerde, güncel bakiyelerle izlemenizi sağlar. Bu yazıda Mikro Jump ve diğer Mikro paketlerinde cari ve tahsilat takibini güçlendirmenin yollarını paylaşıyoruz.

Cari kart: Her şey doğru bilgiyle başlar

Cari kartlar; unvan, vergi dairesi ve numarası, adres, telefon, e-posta, yetkili kişi gibi bilgileri tutar. Bu bilgiler yalnızca iletişim için değil, e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin doğru düzenlenmesi için de kritiktir. Kartlara ayrıca şu bilgileri eklemenizi öneririz:

• Ödeme vadesi: Müşteriye tanıdığınız standart vade (ör. 30 gün).
• Risk limiti: Müşterinin açık hesap, çek ve senet toplamında ulaşabileceği azami tutar.
• Temsilci/plasiyer: Tahsilat sorumluluğunun kimde olduğu.
• Grup/bölge: Raporlama ve saha planlaması için.

Vade takibi ve yaşlandırma

Bakiye tek başına yeterli bilgi vermez; aynı bakiye 10 günlük de olabilir 120 günlük de. Vade farkı ve alacak yaşlandırma raporları, alacaklarınızın ne kadarının vadesinde, ne kadarının gecikmiş olduğunu gösterir. Haftalık olarak “vadesi geçenler” listesini almak ve tahsilat görüşmelerini bu listeye göre planlamak, basit ama çok etkili bir alışkanlıktır.

Risk limiti ile satışta kontrol

Risk limiti tanımlanan bir müşteri limitini aştığında sipariş veya fatura aşamasında uyarı alınması, sorunlu alacakların büyümesini engeller. Özellikle toptan satış yapan ve çok sayıda bayi ile çalışan işletmelerde risk yönetimi, satış ekibiyle muhasebe arasındaki iletişimi de netleştirir.

Çek ve senet takibi

Türkiye'de ticari hayatın önemli bir kısmı hâlâ çek ve senetle yürür. Mikro'da müşteriden alınan çek–senetler portföye girer; bankaya tahsile verme, ciro etme, teminata verme, karşılıksız çıkma gibi tüm durumlar hareket olarak izlenir. Vade tarihine göre listelenen portföy raporu, önümüzdeki haftalarda ne kadar nakit gireceğini öngörmenizi sağlar.

Tahsilat kaydı ve mahsuplaşma

Nakit, havale/EFT, kredi kartı ya da çek ile yapılan tahsilatlar ilgili kasa ve banka hesaplarıyla birlikte kaydedilir. Karşılıklı alacak–borç durumunda mahsup fişleri ile bakiyeler kapatılabilir. Tüm bu hareketler muhasebe kayıtlarıyla bağlantılı oluştuğu için ay sonunda ayrı bir mutabakat yükü oluşmaz.

Cari ekstre ve mutabakat

Müşterinize dönem sonunda ya da talep ettiğinde cari ekstre göndermek, anlaşmazlıkları erken çözmenin en iyi yoludur. Mikro'dan alınan ekstreler e-posta ile paylaşılabilir. Müşterilerinizin ekstrelerine 7/24 kendilerinin ulaşmasını istiyorsanız Mikro OnlineHesabım çözümünü inceleyin (OnlineHesabım rehberi).

Tahsilatı hızlandıran 6 pratik öneri

1. Her müşteri için vade ve risk limitini sisteme işleyin.
2. Haftalık “vadesi geçenler” raporu alıp sorumlulara dağıtın.
3. Faturayı zamanında ve eksiksiz kesin; hatalı faturalar ödemeyi geciktirir.
4. Ay sonlarında ekstre gönderip mutabakat isteyin.
5. Çek portföyünü vade takvimine göre izleyin, bankaya zamanında verin.
6. Kronik geciken müşterilerde satış koşullarını gözden geçirin.

Raporlarla nakit akışını yönetin

Cari bakiyeler, çek–senet portföyü, kasa ve banka hareketleri bir araya geldiğinde nakit akışı tahmini yapmak mümkün olur. Bu raporları mizan, bilanço ve gelir tablosu ile birlikte değerlendirmek işletmenizin finansal sağlığını net biçimde gösterir. Excel dosyalarıyla takipten Mikro'ya geçmeyi düşünüyorsanız Mikro paket karşılaştırmamız iyi bir başlangıçtır.

Örnek senaryo: Toptan satış yapan bir işletme

Mersin'de gıda toptancılığı yapan, yaklaşık iki yüz aktif müşterisi olan bir işletme düşünelim. Her müşteriye 30 gün vade tanınıyor, bir kısmı çekle ödüyor. Excel ile takipte vadesi geçen alacakları görmek için her ay saatler harcanıyor ve bazı müşteriler limitlerinin çok üzerinde mal alabiliyor. Mikro'da risk limitleri tanımlandıktan, haftalık vade raporu satış ekibine dağıtılmaya başlandıktan ve çek portföyü vade takvimine göre izlendikten sonra işletme; hangi müşterinin ne zaman ödeme yapacağını önceden görür, riskli müşterilerde satış koşullarını zamanında değiştirir ve bankaya verilecek çekleri kaçırmaz. Değişim yazılımın kendisinden çok, verinin düzenli girilmesi ve raporların rutin olarak okunmasıyla gelir.

Sık sorulan sorular

Döviz cinsinden cari hesap tutabilir miyim?

Evet, dövizli çalışan işletmelerde cari hareketler döviz cinsinden izlenebilir ve kur farkları raporlanabilir.

Satış temsilcileri sadece kendi müşterilerini görebilir mi?

Kullanıcı yetkilendirmesiyle personelin görebileceği kayıtlar sınırlandırılabilir. Ayrıntılar için kullanıcı yetkilendirme yazımıza bakın.

Alacaklarınızı birlikte düzenleyelim

Booteknik, Mersin'de Mikro kullanıcılarına cari ve tahsilat süreçlerinin kurulumunda ve raporların yorumlanmasında destek veriyor. Bilgi ve demo için iletişime geçin.